En yoğun çalışma saatlerinde kullanıcıların veriye kolay ulaşması veya yapılan girişlerin sorunsuz ve hızlı olması açısından programdaki tüm ekranlar, kullanıcının herhangi bir yardımcıya ihtiyaç duymadan kullanım kolaylığı sağlar, ayrıca ekranlar ikonlar ve hatırlatma bilgileri ile de desteklenmiştir. Programın tüm ekranları yapısal olarak birbirine benzediğinden kullanıcı her ekranı ezberlemek zorunda kalmaz bir ekranın içeriğini öğrendiğinde diğer ekranda da aradığının nerede olduğunu zaten bilecektir.
Sürükle bırak sitemi, kendini otomatik saklayan paneller, her ekranda bulunan hızlı erişim menüleri ile kullanım kolay, hızlı ve keyiflidir.

Sisteme giriş yapan kullanıcı tüm ekranları, tabloları ve menüleri kendi isteğine göre yeniden düzenleye bilir. Kendi özel araç çubuklarını oluşturabilir, ekran boyutlarını ayarlar, ekranlardaki tüm tablolara kolon ekleyip çıkararak, kolonların yerlerini, genişliklerini ve sıralamalarını değiştirerek, gruplandırmalar oluşturarak yapılandırabilir.

Parametrik alt yapı üzerinde çalışan özel kombo listeleri, seçim ekranları ve hızlı erişim linkleri ile kullanıcıların hayatı oldukça kolaylaşır. Tarama araçları ile binlerce kayıt içinden hızlıca aranan kayda ulaşılır. Her kayıt ekranında, kullanıcının konuyla ilgili olabilecek diğer kayıtlara, raporlara ve analiz ekranlarına hızlıca ulaşması, hızlı erişim linkleri ile sağlanır.

Sistem, birçok temel raporu standart olarak kullanıcıya sunar. Bunun dışında kullanıcılar sınırsız sayıda yeni rapor tasarlaya bilir, var olan raporları özelleştirerek yeni raporlar türetebilirler.

Programa bilgi girişinden sonra gelen en önemli detay bunların dokümante edilmesidir. Form ve irsaliye tanımlama alt yapısında firmanız, KeyBilgi sistemlerine bağımlı kalmadan, istediği formu istediği şeklide alanları sürükleyip bırakarak kolayca sınırsız sayıda tasarlayabilir.

Sistemde oluşturulan kayıtlar ile ilgili sistem dışı oluşmuş veya elimize ulaşmış kritik dokumanlar olacaktır. Örneğin elimizde sipariş için müşterinin gönderdiği pdf formatındaki sipariş formu dosyası, yada modelin ölçü tablosu bilgilerini içeren excel formatındaki bir dosya olabilir. Bu dokümanlar, doküman takip sistemi ile ilgili kayıtlara iliştirilerek sisteme eklenebilir. Böylece sistemde yetkisi olan kullanıcıların artık bu dosyalara güvenli bir şekilde ulaşması sağlanır.

Bünyenizde bulunan birden fazla firmayı, ortak bir altyapıda ayrı ayrı takip edebilirsiniz, bu sayede her firma kendi için bir yapı oluşturarak, sistemde tanımlı diğer firmalar ile herhangi bir karmaşa yaşamadan birlikte çalışırlar.
Her firma kendisi için istediği aralıkta bir dönem tanımlar. Her firmanın kendisine ait aktif dönemi vardır. Firma, ihtiyaç duyduğunda veya belirlediği periyodun sonunda yeni dönem açar, eski dönemden yeni döneme devir işlemleri gerçekleştirir.
Çoklu Firma ve Dönem alt yapısının en önemli özelliklerinden biri kullanıcıların güncel bilgiler ile çalışmasıdır, fakat en önemli özelliklerinden biride ihtiyaç duyduklarında geçmiş bilgilere kolayca ulaşabilmeleridir.

Programda hemen her şey parametrik olarak tasarlanmıştır. Böylece sistem firmaların ihtiyaçlarına göre özelleşebilen bir yapıya kavuşur. Parametrik yapı ayrıca kullanıcıların daha hızlı ve doğru veri girişi yapmalarına da olanak sağlar.

Program birden fazla dil seçeneği ile sunulmuştur, müşterinin isteği doğrultusunda yeni bir dil oluşturmak çok kısa sürmektedir.

Her türlü veri alış verişine müsait alt yapı, sistemin diğer sistemlerle kolayca entegre olabilir. Böylece sistem firmada var olan muhasebe, personel takip, insan kaynakları gibi sistemlerle etkili bir şekilde entegre çalışabilir.